đề cương tâm lý học quản lý
câu 1: trình bày và phân tích các tính chất cơ bản của hoạt động quản lý. trong hoạt động quản lý có 6 tính chất cơ bản sau:
#hoạt động quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, là một nghề trong xã hội
-trước hết trong hoạt động quản lý là khoa học, bởi vì hoạt động này vừa phải nhận thức và vận dụng đúng quy luật nắm vững đối tượng có thông tin đầy đủ chính xác, có năng lực thì mới đảm bảo vai trò quản lý của mình nếu không thì sẽ quản lý vô hiệu lực, kém hiệu quả.
-hoạt động quản lý là nghệ thuật bởi vì nghệ thuật lãnh đạo là bao gồm các kỹ năng lãnh đạo được xây dựng trên cơ sở tri thức và kinh nghiệm của nhà lãnh đạo. đó là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua con người, thông qua tập thể. trong quá trình chỉ đạo thực hiện mục tiêu của người lãnh đạo phải khéo léo vận dụng quyền lực, những ảnh hưởng, kinh nghiệm để hướng dẫn cấp dưới tiến hành công việc, hoặc đối với những người bị lãnh đạo một cách có hiệu quả, điều chỉnh mối quan hệ và mâu thuẫn, sử dụng các kỹ xảo, thủ thuật và phương pháp đặc thù để cải tiến hoàn cảnh tình hình. đây là sự phản ánh tổng hợp và thể hiện trong công tác về tâm lý trí tuệ, học vấn, tài năng, tố chất, tác phong cá tính, phẩm chất kinh nghiệm của người lãnh đạo
#hoạt động quản lý là nghệ thuật bởi lẽ không có cách thức và quy định thống nhất mà nó lại có tính tuỳ cơ linh hoạt, nó không phải vận dụng khoa học và phương pháp lãnh đạo một cách máy móc, giản đơn mà cần phải dựa vào sự thay đổi của tình hình để vận dụng linh hoạt các phương pháp lãnh đạo để giải quyết đúng và hiệu quả vấn đề.
-trong hoạt động quản lý nó được coi là một nghệ thuật bởi lẽ nó có tính đặc thù và tính ngẫu nhiên, thông thường là phương pháp và thủ thuật đặc thù để giải quyết vấn đề trong điều kiện đặc thù của người lãnh đạo là đưa ra quyết liệt đối với vấn đề gặp phải trong một tình huống đặc biệt ngẫu nhiên nào đó có tính chất không thể mô phỏng được. hơn nữa nó là nghệ thuật bởi quản lý và ứng xử theo tình huống, linh hoạt biết dùng người đúng vị trí phù hợp khả năng.
#hoạt động quản lý là một nghề trong xã hội bởi lẽ trong quản lý nó có đối tượng quản lý cụ thể, nó đòi hỏi có năng khiếu lãnh đạo, lòng say mê nghề nghiệp, đặc biệt là phải được đào tạo có trình độ cao và phải qua quá trình tích luỹ kinh nghiệm
trong khi đó sản phẩm của quản lý là các quyết định mà nó ảnh hưởng và tác động tích cực nếu là quyết định đúng đắn, hay tiêu cực nếu là quyết định sai lầm tới sự phát triển của xã hội
#hoạt động quản lý là hoạt động phức tạp có tính chuyên biệt. tính phức tạp của hoạt động quản lý được quy định bởi đặc điểm của đối tượng quản lý của các mối quan hệ xã hội mà nó tác động tới hơn nữa đối tượng quản lý là con người và tổ chức với những đặc điểm và trạng thái tâm lý khác nhau vì vậy hoạt động quản lý hết sức phức tạp.
còn tính chuyên biệt của hoạt động quản lý thể hiện trong yêu cầu về đào tạo người quản lý, lãnh đạo với yêu cầu cao về phẩm chất kiến thức kỹ năngvới kiến thức sâu rộng đặc biệt quá trình tự đào tạo của mỗi nhà quản lý đóng vai trò rất quan trọng để phát triển. hơn nữa tính chuyên biệt còn thể hiện ở việc nhà quản lý đào tạo đội ngũ kế cận như thế nào để phát huy năng lực của đội ngũ sau này
#hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp vì nó không trực tiếp tạo ra của cải vật chất mà sản phẩm của hoạt động quản lý được đánh giá qua sự phát triển của từng cá nhân, tập thể, qua kết quả hiệu quả công việc. hoạt động quản lý còn là hoạt động gián tiếp bởi lẽ phương thức quản lý cũng là gián tiếp thông qua việc điều khiển, và tác động tới con người và tổ chức.
#hoạt động quản lý được điều hành thông qua hoạt động gián tiếp kể cả giao tiếp kể cả giao tiếp trực tiếp va' gián tiếp trực tiếp , nó có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý thông qua lời nói hay không lời nói bằng văn bản hay qua người thừa lệnh
#hoạt động quản lý là 1 loại hoạt động có tính sáng tạo cao bởi lẽ trong khi quản lý đều đòi hỏi chủ thể quản lý phải có năng lực sáng tạo, linh hoạt. đây là điều chủ yếu quyết định đơn phương hướng tổ chức lao động và ra quyết định của người lãnh đạo
#hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí nhiều năng lượng thần kinh và sức lực. hoạt động quản lý đòi hỏi phải thường xuyên nắm bắt theo dõi công việc, giải quyết nhiều vấn đề trong những điều kiện về thời gian và không gian, hơn nữa thông tin sự eo hẹp, có nhiều vấn đề giải quyết trong cùng một thời gian nên đòi hỏi luôn phải thay đổi tâm thế và tư duy, còn có những công việc suy tính trong nhiều giờ nhiều ngày, tháng.
câu 2. phân tích các đặc điểm trong hoạt động của người lãnh đạo. trong hoạt động của người lãnh đạo có rất nhiều đặc điểm khác nhau nhưng nhìn chung nó vẫn có một vài các đặc điểm chung như sau:
-trước hết đó là đặc điểm của hoạt động nhận thức của người lãnh đạo. có nghĩa là trước khi lựa chọn hay quyết định làm một công việc gì thì người lãnh đạo phải nghiên cứu sâu sắc về toàn bộ các thông tin về vấn đề định giải quyết và đưa ra dự đoán về diễn biến của chu trình quản lý. hơn nữa hiệu quả quản lý cũng phần nào phụ thuộc vào khả năng nhận thức của người lãnh đạo, để đưa ra một quyết định mang tính khoa học và hợp lý.
-hoạt động nhận thức là một trong những hoạt động quan trọng để con người giao tiếp với thế giới xung quanh và nhận biết các thông tin về thế giới này. và trong quá trình nhận thức của người lãnh đạo phải được chú ý các đặc điểm sau đây:
-phải trung thành với sự thật là sự thật có đi ngược lại với mong muốn lại phải có một sự dũng cảm nhất định để nhìn thẳng vào sự thật và thừa nhận nó. chứ không thể áp đặt trật tự nhận thức khác cho thực tế được. nếu không sẽ làm cho hiệu quả quản lý thấp và tổn hại tới uy tín của người lãnh đạo
-trong khi nhận thức cần phải thừa nhận việc sử dụng các phương pháp anket, phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu quan sát bằng các phương pháp nói trên để người lãnh đạo sẽ có cái nhìn toàn diện đầy đủ về các sự vật hiện tượng
-đặc điểm tâm lý của việc ra quyết định : ra quyết định là một biến dạng của hoạt động nhận thức. của người lãnh đạo và về bản chất tâm lý của họ đó là qúa trình tư duy. ra quyết định quản lý là nhằm đưa đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý. việc ra quyết định có hiệu quả không thì nhận thức đóng vai trò quan trọng . và trong các quyết định quản lý thường có những khía cạnh tâm lý sau đây:
-quyết định với tính cách là một quá trình đó là sự vận động từ chỗ không hiểu đến chỗ hiểu biết
-phần lớn các quyết định mang tính cá nhân, còn một số các quyết định mang tính tập thể thể hiện ý chí trí tuệ chung của một nhóm, tập thể người
-khi ra quyết định người lãnh đạo đã nhìn thấy được cả quá trình vận động tiếp theo, do vậy cần đánh giá đúng hành động của mình để bố trí nhân lực và vật lực một cách hợp lý, hướng cho cấp dưới thực hiện tốt các quyết định của mình. hơn nữa trong quá trình ra quyết định cũng phải xây dựng xem xét các mối quan hệ của nội bộ tập thể khi ra quyết định để đảm bảo được sự thống nhất trong tư tưởng và hành động, nhằm khuyến khích và phát huy sự đóng góp của từng người trong việc ra quyết định. ngoài ra khi ra quyết định cũng phải chú ý đến tình cảm thái độ của người thừa hành quyết định để thấy được tác động của quyết định này
#đặc điểm hoạt động tổ chức thực hiện quyết định của người lãnh đạo. sau khi quyết định được thông qua người lãnh đạo sẽ phân chia chương trình nội dung hành động chung ra thành những nhiệm vụ cá nhân và những nhiệm vụ theo nhóm giữa người dưới quyền. nhiệm vụ này không phải dễ dàng nên nó đòi hỏi phải hiểu biết sâu sắc về con người về khả năng của họ về nguồn lực và phương pháp để thực hiện chúng
-khi thực hiện quyết định phải quan tâm tới một số nội dung tâm lý như trình bày quyết định dưới hình thức quan niệm và hiểu biết của người khác làm rõ nhiệm vụ cho cấp dưới và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chặt chẽ, cần truyền đạt có mục đích cho nhiều người khác biết thông tin quản lý đồng thời xác định những nhiệm vụ mà họ tham gia vào trong hoạt động. có sự tương xứng giữa khả năng của người thừa hành với nhiệm vụ được giao trong quá trình phân công nhiệm vụ cần phải kích thích được những tình cảm tập thể tạo nên sự công bằng giữa các cá nhân trong tập thể qua đó họ có được sự tin cậy lẫn nhau, giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ nhưg để họ thực hiện tốt nhiệm vụ cần cung cấp cho họ phương tiện cần thiết và tạo điều kiện để giúp họ luôn hoàn thành nhiệm vụ, đạt kết quả cao
-như vậy có thể thấy đặc điểm công tác tổ chức thực hiện quyết định được biểu hiện ở chỗ công tác tổ chức của người lãnh đạo ở đây không chỉ đụng đến hoạt động của bản thân mà còn tác động đến hoạt động của nhiều người khác
-kiểm tra và đánh giá công việc thực hiện là một khâu quan trọng và có vị trí đặc biệt để đảm bảo việc thực hiện quyết định và yêu cầu của việc kiểm tra là phải khái quát được tình hình thực sự của công việc. vì thế cơ sở của sự kiểm tra bao giờ cũng là hoạt động nhận thức của những người tiến hành kiểm tra. hoạt động kiểm tra của người lãnh đạo phải được xây dựng một cách có hệ thống có suy nghĩ kỹ và mỗi lần lại cần kiểm tra các nhân tố quan trọng nhất, nếu nó không được xây dựng trên cơ sở những điều kiện hiệu quả của tâm lý thì nó sẽ làm cho những người thực thi không tận tâm với công việc. hơn nữa kiểm tra tìm ra các điểm thiếu sót còn điều chỉnh. ngoài ra điều quan trọng của kiểm tra là không chỉ hướng vào những thiếu sót mà chính là nhằm phát hiện ra những nguồn lực còn chưa khai thác hết để thuyết phục động viên tư tưởng tình cảm của người thừa hành
chương iii
câu 3. những đặc điểm tâm lý cơ bản của đối tượng quản lý. phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý cán bộ công chức
#tâm lý của con người nói chung và của cán bộ công chức nói riêng thì rất dễ bị tác động bởi các yếu tố khác nhau, trong những môi trường khác nhau, do vậy chúng ta cần phải nắm được các yếu tố ảnh hưởng này để không làm tác động xấu tới tâm lý của cán bộ công chức trong quá trình thực thi công vụ
-vị trí của công chức trong xã hội,vị thế của công chức ở đây được quyết định bởi vị trí và vài trò của nhà nước trong hệ thống chính trị, cho dù là thế nào đi nữa thì công chức cũng có 1 vị thế nhất định trong xã hội, được thừa nhận và kính trọng vị thế này sẽ nói lên mối tương quan địa vị xã hội của người công chức so với các nghề nghiệp khác nhau trong các mối quan hệ xã hội vị thế của công chức được quy định cụ thể bởi pháp luật nên nó đã tạo ra cho họ một uy tín xã hội rõ rệt, điều này có ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý của cán bộ công chức. hơn thế nữa vị thế của công chức cũng được xác lập rất rõ nét trong các mối quan hệ xã hội, do vậy công chức nào cũng có xu hướng rèn luyện phấn đấu để củng cố và phát huy vị trí của mình.
-giá trị của tổ chức cũng ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý của công chức. đó là những nguyên tắc và tiêu chuẩn quy định hoạt động của mỗi người mỗi một tổ chức và cũng là khuôn khổ cho các hoạt động này. những giá trị của một tổ chức thể hiện ở mục tiêu hay nhiệm vụ của tổ chức đó cụ thể ở tổ chức hành chính nhà nước thì mục tiêu của nó là thi hành pháp luật bảo vệ an ninh xã hội, thoả mãn nhu cầu công cộng và phát triển xã hội theo định hướng. còn nhiệm vụ của tổ chức hành chính nhà nước là thực thi hợp lý nguồn lực con người và vật chất để đạt được mục tiêu đã đề ra. và để thực hiện được mục tiêu của tổ chức hành chính nhà nước thì cần tiến hành theo các nguyên tắc, phương pháp, cơ chế hoạt động đặc trưng.
-tương quan nhân sự trong tổ chức tức là mối liên hệ cơ bản và phổ biến giữa các cán bộ công chức trong một công sở cũng có ảnh hưởng đáng kể tới tâm lý của họ. con người trong một tổ chức ngoài việc xem xét các góc độ giới, lứa tuổi trình độ chuyên môncần phải quan tâm tới góc độ tâm lý của họ như hứng thú nguyện vọng, khí chất tính cách
-trong một tổ chức cần có sự chung hợp giữa con người và con người nếu không sẽ dẫn đến xung đột cho nên để tổ chức tồn tại và phát triển thì vấn đề quan trọng về mặt tâm lý là phải tạo ra sự dung hoà tâm lý giữa cá nhân vơí cá nhân với tập thể, với công việc, với người lãnh đạo
-chức vụ cuả công chức trong hệ thống công vụ mỗi người có một vị trí một chức vụ trong một thời gian thậm chí trong suốt cuộc đời công vụ chức vụ này có liên quan mật thiết tới nhiệm vụ, quyền hạn quyền lợi của công chức cho vậy nó có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của họ, chức vụ trong hệ thống công vụ được quy định thành hệ thống thứ bậc cao thấp khác nhau tuỳ thuộc vào năng lực phẩm chất đạo đức, thành tính thực tế của người nắm giữ nó. mỗi một chức vụ được giao cho một cán bộ công chức cụ thể nó đòi hỏi có thể làm động lực để phát huy ưu thế, tăng cường phẩm chất tâm lý của người đó.
câu 4. đặc điểm tâm lý của công chức, phân biệt với các đối tượng khác.
công chức với tư cách là một cá thể nên họ cũng có những đặc điểm tâm lý chung và những thuộc tính tâm lý điển hình của nhân cách mỗi con người đến có đó là năng lực tính cách khí chấtnhưng khi nghiên cứu tâm lý công chức trong cơ quan hành chính nhà nước, người ta thường đề cập tới 3 khía cạnh thái độ hành vi ứng xử, tinh thần người công chức.
-thái độ người công chức đây được coi là thái độ trạng thái tinh thần của công chức trước khi hoàn thành thái độ trạng thái tinh thần của công chức trước khi hoàn thành một hành vi đối với một sự kiện nào đó của người công chức lại được xem xét ở hai vấn đề đó là tinh thần công sở với những tình cảm, tinh thần gắn bó của người công chức đối với công sở mà họ đang công tác từ đó có thể tạo ra nhóm riêng biệt có tính đặc thù và có mục tiêu riêng có tính đặc thù và có mục tiêu riêng nó thể hiện sự gắn bó với truyền thống với con người của tổ chức, bên cạnh đó nó còn thể hiện ở chỗ tinh thần này phải hài lòng với tổ chức khác chứ không thể vì tính chất mà ảnh hưởng hay phương hại tới tổ chức khác.
-và khía cạnh thứ hai là tinh thần tập thể tập thể ở đây được hiểu là bao gồm toàn bộ những công chức được tuyển dụng theo cùng một phương thức , được điều chỉnh bởi cùng một quy chế có cùng một triển vọng nghề nghiệp và cùng thực hiện những công việc tương tự. những công chức này tạo nên một đội ngũ và có tình cảm, trách nhiệm trong công việc và có lợi ích như nhau, những yếu tố này đều có tác động tới tâm lý của người công chức.
nhưng không chỉ có thái độ của người công chức tác động tới mục tiêu của tổ chức, mà ngược lại mục tiêu của tổ chức sẽ được cả hai coi đó là mục tiêu tự thân của mình.
-hành vi ứng xử cuả người công chức là hành động cuả công chức được thể hiện trong một tình huống cụ thể, hành vi ứng xử cuả người công chức được thể hiện trong một tình huống rất nhiều qua giao tiếp và với nhiều hình thức như lới nói, văn bản
-để giao tiếp tốt còn phụ thuộc vào ngôn từ , những lời nói mà người ta chọn lọc để biểu lộ rõ ý để giao tiếp. nếu ngược lại để diễn đạt không tốt khiến người nghe khó hiểu thậm chí hiểu sai ý định của mình, ngôn từ giao tiếp hay hành vi ứng xử đẹp có thể làm cho người ta kiêu hãnh trong công việc
song song với việc giao tiếp bằng lời nói thì con người giao tiếp bằng hành vi không lời hay còn gọi là ngôn ngữ có thể như ánh mắt, nụ cười, tay cử chỉ, nét mặtnhững điều này sẽ tạo nên hiệu quả của hành vi giao tiếp.
-trong công việc hàng ngày một người công chức sẽ phải tiếp xúc với nhiều người vì vậy họ tạo cho mình một hành vi ứng xử mà phải làm cho người nghe cảm thấy thoải mái và có sự tín nhiệm tin cậy. tổ chức quan hệ bằng cách phản ánh những gì mà người khác làm biết , hoặc giả bộ như thật để hoà nhập với kinh nghiệm của họ
-trong thực tế thì có 2 loại mục tiêu tạo nên động cơ thúc đẩy công chức giao tiếp và làm việc đó là các mục tiêu cá nhân như thu nhập, an toàn, quyền lực, uy tín danh vọngvà mục tiêu của tổ chức như xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh chuyên nghiệp, hiện đại hoá, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho người dân đảm bảo chất lượng và phải chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người dân
tinh thần người công chức : đây là một khái niệm tổng hợp, tinh thần được thể hiện bằng sự thoả mãn hay bất mãn mà một công chức cảm thấy đối với hoàn cảnh và điều kiện mình đang sống và đang làm việc. nếu các điều kiện được thoả mãn thì người công chức sẽ làm việc hăng say, nhiệt tình còn ngược lại họ sẽ thụ động tiêu cực trong công tác
có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của người công chức như: tính chất công chức, tiền lương, tiền lươngthái độ của đồng nghiệp , cấp trên, tác động của công việc. trong thực tế thì sự ổn định của công việc, tiền lương và chế độ hưu bổng của chế độ công vụ chức nghiệp của nền hành chính nhà nước luôn ảnh hưởng tích cực tới tinh thần công chức.
những đặc điểm của cán bộ công chức đã tạo nên cho họ những sự khác biệt với tâm lý người bình thường đó là các đặc điểm:
-tính chính trị tư tưởng của người công chức thể hiện khuynh hướng hoạt động độc lập, lập trường chính trị của người công chức và lý tưởng cộng sản và chủ nghĩa xã hội
-cái tâm và đạo đức công vụ nói lên ý thức và hành vi đạo đức , tính cách của người công chức
-mối quan hệ xã hội đặc biệt cả bên trong và bên ngoài đều tạo nên phong cách riêng, đặc điểm tâm lý riêng
-các hành vi của công chức, phong cách làm việc cách ứng xử của người quản lý cao nhất đến người nhân viên tạo nên cách ứng xử riêng của tổ chức
-thái độ của nhân viên đối với nhau và thái độ của nhân viên với các sự kiện chính trị xã hội đối với từng vấn đề hành chính, có thái độ rõ ràng tôn trọng pháp luật
-về sự hiểu biết của người công chức cả về chuyên môn nghiệp vụ và cả về kiến thức xã hội, phương pháp làm việc tốt, năng lực công tác uy tín của công chức
-trách nhiệm của công chức hành chính cả về vai trò cá nhân tập thể
-và tất cả các sự khác biệt trên đều nhằm mang lại hiệu quả công việc thúc đẩy đất nước và xã hội phát triển.
câu 6. khái niệm tập thể, các giai đoạn phát triển của tập thể
khái niệm tập thể là một nhóm người có tổ chức phối hợp với nhau một cách chặt chẽ trong hoạt động vì một mục đích chung sự tồn tại và phát triển của tập thể dựa trên cơ sở thoả mãn và kết hợp hài hoà giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung
trong một tập thể luôn có các đặc điểm cơ bản như sau:
-là một nhóm người cùng nhau tiến hành hoạt động chung vì mục đích động cơ chung
-có sự tổ chức chặt chẽ có kỷ luật trách nhiệm với nhau
-trong tập thể có thể phân chia thành 3 loại tập thể cơ sở là tập thể nhỏ nhất trong đó không còn có sự phân chia chính thức nào, và mọi người trong đó giao tiếp với nhau trực tiếp thường xuyên, có tình cảm rõ rệt với nhau
-tập thể bậc hai là bộ phận cuả cơ quan xí nghiệp tổ chức hành chính nhà nước
-tập thể chính thức là một phạm trù rộng lớn, trong tập thể này các mục đích và các quan hệ dựa trên ý nghĩa xã hội sâu xa hơn và xuất phát từ nhiệm vụ của xã hội
-tập thể luôn có hai loại cấu trúc chính thức và không chính thức. cấu trúc chính thức của tập thể là hệ thống tổ chức của bộ máy, cơ quan đơn vị được thành lập do pháp luật quy định. còn cấu trúc không chính thức cuả tổ chức là các tổ chức tồn tại không bằng con đường chính thức
#các giai đoạn phát triển : các tổ chức hay các cơ quan nào của nhà nước hay không của nhà nước cũng đều được hình thành theo một quy luật nhất định và phải trải qua các giai đoạn sau đây:
-giai đoạn thứ nhất: tập thể mới được hình thành, mọi người vừa mới tập trung lại, không ai biết ai, giữa các thành viên chưa có mối quan hệ qua lại. khi vào tập thể các mối quan hệ đã bắt đầu nảy sinh trên cơ sở công việc, mọi người đều cố gắng khẳng định mình và kỷ luật tập thể bắt đầu được thiết lập để hạn chế các xung đột trong tập thể bắt đầu được thiết lập để hạn chế các xung đột trong tập thể, kiểm soát các phần tử tiêu cực để không cho họ manh những thói hư tật xấu vô ý thức vào tổ chức. trong thời kỳ này nhiệm vụ của người lãnh đạo, quản lý là ổn định tổ chức, đề cao kỷ luật lao động, phong cách quản lý thích hợp ở thời kỳ này là phong cách lãnh đạo chuyên chế, sử dụng mệnh lệnh để điều hành công việc của tổ chức
-giai đoạn thứ hai: mối liên hệ giữa cá nhân các thành viên đã trở nên chặt chẽ hơn, kỷ luật lao động được củng cố vững chắc và đã bước đầu hình thành các hạt nhân tích cực và trở thành chỗ dựa cho người quản lý, vai trò của người lãnh đạo lúc này là biết phát huy chức năng, vai trò của các nhân tố, tích cực này trong tổ chức.
ở giai đoạn này người lãnh đạo cần phải biết kết hợp được 2 phong cách lãnh đạo, chuyên chế và dân chủ
-giai đoạn thức 3: thời kỳ này tổ chức và cơ quan đã đạt được trình độ phát triển cao, ý thức trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức được nâng cao, mỗi một thành viên đều nhận thức rõ về nhiệm vụ chung của tổ chức, kỷ luật tập thể ngày càng được củng cố, mối quan hệ giữa các thành viên ngày càng được củng cố và bền vững. trong giai đoạn này nhà lãnh đạo phải chuyển hẳn sang phong cách lãnh đạo dânchủ
như vậy khi nghiên cứu các giai đoạn phát triển của tổ chức cho thấy toàn bộ sự phát triển cuả tổ chức trước hết là sự hoàn thiện liên tục những mối quan hệ xã hội của nó. quản lý lãnh đạo có hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý phải nắm được quy luật hình thành và phát triển của tập thể
câu 7: các hiện tượng tâm lý xã hội trong các tổ chức, cơ quan nhà nước phân tích các hiện tượng đó(lây truyền tâm lý, dư luận tập thể, bầu không khí tâm lý, truyền thống tâp thể, xung đột tâm lý)
tâm lý xã hội là toàn bộ tình cảm ý chí tâm trạng thói quen truyền thống thể hiện trong tâm lý của nhóm xã hội, các giai cấp, dân tộc, nhân dân các nước do có chung những điều kiện kinh tế xã hội trong đời sống của họ. các hiện tượng này phản ánh cuộc sống xã hội rất đa dạng và phong phú, đóng vai trò điều khiển điều chỉnh hoạt động và các hành vi ứng xử của con người trong xã hội. và nó bao gồm các hiện tượng sau:
#sự lây truyền tâm lý trong tổ chức , đây là hiện tượng phổ biến nhất và cũng được thể hiện rõ nét hơn cả trong số các hiện tượng tâm lý xã hội, thường xảy ra trong một tập thể các tổ chức cơ quan, biểu hiện của nó rất đa dạng và phong phú
-cơ chế lây truyền là từ người này sang người khác qua tác động của tiếp xúc trực tiếp, hay đó là cơ chế tác động qua lại giữa các cá nhân trong tập thể. kết quả của nó là tạo ra một trạng thái xúc cảm chung của một nhóm một tập thể lao động, cơ chế này còn gọi là cơ chế bắt chước
-ảnh hưởng của lan truyền tâm lý có thể là tích cực hay cả tiêu cực, tuỳ thuộc vào nguyên nhân của hiện tượng lan truyền này
-nguyên nhân gây ra sự lan truyền tâm lý rất khác nhau và đa dạng, tất cả những tác nhân kích thích tới giác quan của con người gây ra những ảnh hưởng xấu tới cá nhân và hoạt động chung cuả tập thể, cùng với tự kỷ ám thị, bắt chước, lây truyền tâm lý trong một số trường hợp có thể gây nên sự hoảng loạn trong tập thể. vì vậy người lãnh đạo quản lý cần quan tâm tới hiện tượng lây truyền tâm lý để kịp thời ngăn chặn hạn chế những lây truyền tâm lý tiêu cực, cũng như tạo điều kiện cho những nhân tố tích cực có thể lan truyền nhanh trong tổ chức
#dư luận tập thể: đây là một hiện tượng tâm lý xã hội khá phổ biến trong tập thể, là sản phẩm tất yếu của sự tác động qua lại giữa mọi người trong tập thể, đó là hình thức thể hiện tâm trạng xã hội trước những sự kiện, hiện tượng hành vi xảy ra trong tập thể, biểu thị tâm tư nguyện vọng cuả họ
-dư luận tập thể tổ chức cơ quan có sức mạnh to lớn tác động tới mọi cá nhân, nhân cách của mỗi người trong tập thể và cả tập thể. nó điều chỉnh hành vi của cá nhân và hành vi chung cuả tập thể. dư luận được coi như là một công cụ kiểm tra một cách chính xác nhanh nhạy và tuyệt đối ở mọi lúc, mọi nơi hành vi của con người
-dư luận trong cơ quan tổ chức có thể phân chia thành dư luận chính thức và không chính thức. dư luận chính thức là dư luận được mọi người lãnh đạo ủng hộ, còn dư luận không chính thức là dư luận không được lãnh đạo ủng hộ
-dư luận có thể là do thông tin chính xác nó sẽ có tác động tích cực tới sự phát triển của tập thể. ngược lại dư luận có thể là sai ảnh hưởng xấu tới tâm lý của cả tập thể. do vậy người lãnh đạo phải quan tâm tới dư luận trong tập thể và sử dụng nó như một phương tiện quản lý giáo dục cá nhân và tập thể, kịp thời nắm bắt dư luận trong tập thể để điều chỉnh cho phù hợp
#bầu không khí tâm lý trong tổ chức là trạng thái tâm lý trong tập thể là nét đặc trưng phản ánh thực trạng các mối quan hệ nảy sinh trong hoạt động của tập thể, bao gồm mối quan hệ về tình cảm giữa các cá nhân, các bộ phận của tập thể trên cơ sở các mối quan hệ chính thức cũng như không chính thức trong tổ chức, cơ quan đó
-bầu không khí này nó còn biểu hiện mức độ hòa hợp giữa các đặc điểm tâm lý trong quan hệ trên nhân cách của họ và được hình thành từ thái độ của mọi người trong tổ chức, cơ quan đối với công việc, bạn bè đồng nghiệp và người lãnh đạo của họ.
-bầu không khí trong tập thể tổ chức đóng vai trò to lớn đối với mỗi cá nhân và cả hoạt động chung của tập thể. nó thẩm thấu vào ý thức của mỗi cá nhân riêng lẻ và tạo ra một ảnh hưởng rõ rệt đối với họ. bầu không khí lành mạnh thân ái sẽ tạo nên tâm trạng vui vẻ, tinh thần phấn khởi cho mỗi cá nhân và điều này sẽ làm tăng năng suất lao động, nêu cao tinh thần làm việc điều này chỉ có thể có lợi cho tổ chức , ngược lại bầu không khí ngột ngạt căng thẳng sẽ gây ra các xúc cảm tiêu cực cho các thành viên ở những tổ chức cơ quan như vậy thường xuất hiện những xung đột mâu thuẫn trở ngại cho hoạt động của tổ chức.
-bầu không khí tâm lý trong tập thể các tổ chức cơ quan chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, nghiên cứu những yếu tố cấu thành bầu không khí tâm lý trong các cơ quan tổ chức có ý nghĩa thực tiễn to lớn trong hoạt động lãnh đạo và quản lý. hiện nay người ta thường xét tới một số khía cạnh sau:
-phong cách làm việc của người lãnh đạo
-sự tương hợp về mặt tâm lý giữa các thành viên
-điều kiện vật chất, làm việc
-chế độ đãi ngộ, các chính sách, bản thân công việc
-việc xây dựng bầu không khí lành mạnh trong tập thể là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người lãnh đạo, quản lý, để làm được điều này cần phải cho mỗi cá nhân cảm thấy được thoả mãn trong cuộc sống tại tổ chức mình
-để cải thiện được bầu không khí trong tổ chức thì các nhà quản lý phải chăm lo đến cả đời sống tinh thần, lợi ích vật chất của các thành viên trong tổ chức
#truyền thống tập thể cũng là một hiện tượng tâm lý quan trọng trong các cơ quan tổ chức, truyền thống là kết quả của quá trình hoạt động của tập thể được ghi lại dưới những hình thức những khái niệm và quy tắc điều chỉnh hành vi, cách ứng xử cuả các cá nhân trong tập thể. trong tập thể các cá nhân phải bảo vệ và xây dựng vững chắc truyền thống tốt đẹp cuả tập thể mình
truyền thống cũng được coi là nhân tố rất vững chắc là chất xúc tác hoà hợp cá nhân với tập thể thành một thể thống nhất tạo nên nét đặc trưng của tập thể đó
#xung đột tâm lý trong tổ chức:
xung đột tập thể là những mâu thuẫn mang tính chất đối kháng nảy sinh giữa con người với con người trong quá trình hoạt động cùng nhau trong tập thể. đây là một vấn đề tâm lý xã hội phức tạp trong hoạt động của tập thể tổ chức, đó là hiện tượng tâm lý vốn có của con người
xung đột thường có hai loại :
-cá nhân với cá nhân: loại xung đột này xuất hiện do hàng loạt các nguyên nhân khác nhau như không tương hợp về mặt tâm lý, hiểu nhầm, bất đồng quan điểm, suy nghĩ, tình cảm xung đột cá nhân có thể xảy ra theo các hình thức như xung đột giả trong xung đột này chỉ có một người chống đối lại một người khác công khai hoặc không công khai
xung đột tương đồng là cả hai bên đều tích cực tham gia, loại xung đột này rất phức tạp
xung đột có thể diễn biến thông thường ngày một tiến triển, hay xung đột này mang tính quyết liệt dữ dội, ngay từ đầu và tiến tới bùng nổ khi đã có xung đột ngấm ngầm từ lâu
các cuộc xung đột có thể kết thúc khác nhau, kết thúc giả tạo khi người xung đột tưởng mâu thuẫn đó đã được giải quyết nhưng thực chất là không, thoái trào là xung đột chuyển trạng thái âm, giải quyết , dập tắt xung đột
-cá nhân với tập thể: đây là xung đột cá đặc biệt, nguyên nhân có thể xuất phát từ phía cá nhân hay tổ chức. đối với loại xung đột này khi giải quyết cần đảm bảo các nguyên tắc sau: tính khách quan và sự nhượng bộ cần thiết, nguyên tắc này đòi hỏi cả hai bên phải thiện chí và bình tĩnh để giải quyết xung đột.
tính phân minh là việc tham gia giải quyết xung đột công bằng, sáng suốt
giữ khoảng cách và thái độ tự chủ để giảm căng thẳng giữa hai bên xung đột
bảo đảm tính linh hoạt mềm dẻo
xuất phát từ các nguyên tắc trên để giải quyết xung đột cần phải sử dụng các biện pháp sau đây:
-thuyết phục là dùng người trung gian hoà giải khi mâu thuẫn đã trở nên phức tạp, người trung gian hoà giải khi mâu thuẫn đã trở nên phức tạp, người trung gian phải là người có uy tín và công minh
-biện pháp hành chính chỉ áp dụng khi biện pháp thuyết phục không có hiệu quả đó là các biện pháp, chia tách những xung đột không để họ cùng nhóm hay tập thể
trên mọi biện pháp để chặn đứng cuộc xung đột như mệnh lệnh của cấp trên, áp lực quần chúng
câu 8. một số khía cạnh trong công tác tổ chức đánh giá và sử dụng cán bộ công chức;
#những khía cạnh tâm lý trong công tác đánh giá cán bộ. việc đánh giá cán bộ thường thường được tập trung vào các nội dung như sau:
tiểu sử và những cứ liệu bên ngoài của cán bộ. trong đó tiểu sử là những cứ liệu mô tả chung về con người, là những thông tin rất quan trọng tuy vậy đây cũng chưa thể là thông tin hoàn hảo mà người ta còn căn cứ vào các cứ liệu khách quan khác như tuổi tác, dáng vẻ hình ảnh trong thực tiễn có rất nhiều nhà lãnh đạo đáng giá quan nhân tướng học các cán bộ công chức của mình, nhưng đây là một đáng giá chưa đầy đủ căn cứ khoa học, có thể dẫn đến sai lầm và tâm lý học hiện đại chỉ ra rằng có thể quan sát hoạt động cử chỉ ánh mắt dáng vẻ nụ cười để đánh giá.
đánh giá về mặt lập trương tư tưởng chính trị đây là nội dung tâm lý cơ bản nhất, khi đánh giá về cán bộ công chức nó không những thể hiện xu hướng về thế giới quan nhân sinh quan, sự trung thành với mục tiêu, lợi ích của giai cấp dân tộc mà còn là biểu hiện về hành vi của con người.
việc đánh giá này có thể nhìn nhận qua các yếu tố như thái độ nhận thức, quan điểm sống và làm việc, định hướng giá trị, khả năng nhận thức, bảo vệ và vận dụng chủ nghĩa mác lênin và tư tưởng hồ chí minh
đánh giá hệ thống thái độ và hành vi của cá nhân để xem xét bản chất của con người, việc đánh giá này tập trung vào các nội dung sau đây:
-thái độ đối với người khác, thái độ đối với công việc, thái độ đối với bản thân, thái độ đối với gia đình
-trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực hoạt độn thực tiễn thì xem xét qua quá trình học tập tại trường, mức độ kiến thức nông sâu, rộng hẹp
-chú ý đến năng khiếu, tư duy về lĩnh vực nào? còn đối với cán bộ lãnh đạo cần phải đề cập tới khả năng quản lý ra quyết định
đánh giá về mặt công tác: hiệu quả công tác không chỉ thể hiện ở kết quả làm việc được định lượng mà nó còn thể hiện ở uy tín của người cán bộ và khả năng gây ảnh hưởng của họ tới người khác.
như vậy về mặt tâm lý con người không bao giờ cùng lúc họ bộc lộ hết và đầy đủ con người của họ, mà để hiểu được cần có một quá trình và khi đánh giá cần khách quan, công bằng, dân chủ xuất phát từ mục đích vì con người, vì sự phát triển của con người.
nhưng trong quá trình đánh giấ khía cạnh tâm lý của cán bộ công chức cần tránh một số yếu tố sau:
-ảnh hưởng theo quy luật dự đoán, theo ý mình, theo ý chủ quan điều này sẽ làm sai lệch tin tức, ý kiến, không quan tâm đến ý kiến của người khác.
-ảnh hưởng cuả quy luật bức xạ nghĩa là chủ thể nhận xét chỉ chú trọng đến việc đánh giá những sự kiện hành vi mới xảy ra mà không để ý tới những cái đã qua cho dù nó hay nó tốt.
-ảnh hưởng của sự thành kiến cá nhân, điều này xuất phát từ lòng tin, chủ quan ở chủ thể đánh giá, nếu thành kiến tốt thì đánh giá tốt và ngược lại.
-ảnh hưởng giữa sự kiện và kết luận, có nghĩa là chủ thể đánh giá dùng ngay các sự kiện để làm kết luận một cách phiến diện
để tránh những ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá cán bộ công chức thì chủ thể đánh giá phải đề cao trách nhiệm của mình cùng với chủ thể phải có sự tham gia của đảng, đoàn thể xã hội để đảm bảo cho việc đánh giá toàn diện, thực chất
#những khía cạnh tâm lý trong công tác sử dụng cán bộ công chức:
việc đánh giá cán bộ không phải là việc làm cho xong, cho có việc mà sau khi đánh giá là phải có kế hoạch và sử dụng đào tạo, bồi dưỡng cụ thể để tạo ra nguồn lực cho tổ chức. trong việc sử dụng cán bộ cần phải lưu ý tới một số khía cạnh tâm lý sau đây:
-công tác tuyển chọn cán bộ là việc làm thường xuyên cần đảm bảo tính liện tục, kế thừa và phát triển của tổ chức khi tuyển chọn công chức cần đảm bảo: xác định được nhu cầu, vị trí cần tuyển, thông báo nhu cầu tuyển dụng, nghiên cứu hồ sơ nhân sự, tiếp xúc, phỏng vấn tuyển dụng, đánh giá kết quả, ra quyết định tuyển dụng
-công tác đề bạt cán bộ : đây là nhu cầu xuất phát từ việc mở rộng tổ chức hay do thiếu cán bộ lãnh đạo quản lýtrong thực tế công tác này thường diễn ra theo các cách như thăm dò uy tín, đề cử bầu cử và chủ yếu là hình thức thi tuyển
luân chuyển cán bộ là sự điều động cán bộ có tổ chức có kế hoạch với mục đích:
-thử thách cán bộ, để cán bộ liên quan với môi trường, nhiều công việc khác nhau qua đó nâng cao năng lực cán bộ.
-khi cán bộ ở vị trí công tác không phù hợp, khi cơ cấu cán bộ bị mất cân đối
-luân chuyển khi đương sự trúng cử sau khi bầu cử luân chuyển là một biện pháp quan trọng để bồi dưỡng rèn luyện cán bộ mở rộng môi trường công tác tăng thêm vốn hiểu biết và kinh nghiệm phải có sự cân nhắc và tính toán cụ thể tránh hiện tượng thân quen, tư tưởng cục bộ địa phương, e kíp
-những yếu tố tâm lý cần tránh trong công tác cán bộ. công tác này là công việc có tính chất quyết định đối với sự ổn định và phát triển của tổ chức. vì vậy đây là công tác đối với con người nên khi đánh giá phải thận trọng và tránh một số ảnh hưởng
-ảnh hưởng của giá trị thân quen, thói quen này đang có tác động sâu rộng tới việc lựa chọn cán bộ của chúng ta hiện nay
-sự ảnh hưởng của chủ nghĩa duy vật
-yếu tố tâm lý xã hội thứ 3 cần tránh đó là tâm lý khi có thể chấp nhận mình đang vị trí cao cho đến vị trí thấp.
chương iv
câu 9 : khái niệm lãnh đạo và êkíp lãnh đạo
#khái niệm người lãnh đạo
-tổ chức là sự phối hợp hành vi và thống nhất ý chí cuả hai hay nhiều người một cách có ý thức, tổ chức xuất hiện một cách tất yếu trong cộng đồng. trong quá trình hình thành tổ chức, ta phân biệt làm 2 loại tổ chức chính thức và phi chính thức. tổ chức chính thức được hình thành theo con đường bên ngoài, theo yêu cầu của hoạt động chung và tổ chức được hình thành do sự thiện cảm cá nhân tương đồng với nhau tạo thành nhóm
-khi có sự liên kết từ hai người trở lên sẽ xuất hiện các hiện tượng cá nhân này chi phối cá nhân khác và người chi phối sẽ giữ vai trò điều khiển, tổ chức trong các tổ chức. những người này được gọi là người đứng đầu. họ được gọi là thủ lĩnh nếu đứng đầu nhóm không chính thức. còn gọi là lãnh đạo nếu đứng đầu nhóm chính thức
-như vậy có thể nói lãnh đạo và thủ lĩnh là một hiện tượng tâm lý xã hội và hoạt động của các tổ chức. tuy vậy giữa 2 khái niệm này có một số điều khác biệt với nhau đó là: thủ lĩnh thực hiện sự điều hoà giữa các cá nhân trong nhóm còn lãnh đạo thực hiện sự điều chỉnh các quan hệ xã hội chính thức của nhóm với tư cách là tổ chức xã hội, thủ lĩnh được công nhận trong mối trường hẹp. còn lãnh đạo là người tổ chức của môi trường lớn nghĩa là nó gắn liền với toàn bộ các hệ thống quan hệ xã hội, thủ lĩnh xuất hiện một cách tự phát do yêu cầu cuả một nhóm do sự thừa nhận và suy tôn một cách tự nguyện của các thành viên, còn lãnh đạo được bổ nhiệm hoặc bầu ra, hoạt động của người lãnh đạo có thể được kiểm soát bởi các cơ cấu khác nhau cuả xã hội.
về chế độ ổn định và tính ổn định của thủ lĩnh kém hơn lãnh đạo, lãnh đạo điều hành các quan hệ xã hội bằng quy chế, hệ thống pháp luật..còn thủ lĩnh thường đặt lệ, theo lệ quy ước
thủ lĩnh thường là một người những lãnh đạo có thể là một nhóm người.
như vậy thủ lĩnh và lãnh đạo đều có chức năng điều khiển hoạt động chung cuả nhóm điều chỉnh các mối quan hệ trong nhóm bằng các phương thức khác nhau.
#ê kíp lãnh đạo: như đã trình bày ở trên, lãnh đạo có thể là một người hay là một êkíp. vậy êkíp là một tổ chức một cấu trúc xã hội phối hợp hành động để thực hiện những hoạt động đạt tới mục tiêu chung trên cơ sở cuả sự tương hợp tâm lý. thông thường để nhận diện một êkíp lãnh đạo người ta thường căn cứ vào một số dấu hiệu sau đây :
-sự thống nhất về động cơ mục đích đây là sự biểu hiện cơ bản về sự tương đồng tâm lý của các thành viên trong một êkíp lãnh đạo. họ có mục đích chung nhưng quan trọng hơn phải có hệ thống động cơ nhằm đạt mục đích đó thống nhất với nhau
-thống nhất cao về lợi ích là điều kiện quan trọng để duy trì một êkíp nói chung và một êkíp lãnh đạo nói riêng. lợi ích của tổ chức có thể là tinh thần cũng có thể là vật chất, nhưng phải có sự điều hoà phù hợp và thống nhất.
-thống nhất nhu cầu thành đạt vì nhu cầu này có ở mọi thành viên của êkíp lãnh đạo. khi đó nhu cầu thành đạt sẽ trở thành động lực thúc đẩy các thành viên trong êkíp phối hợp tốt hơn về các hoạt động cũng như trong việc sáng tạo quản lý
-thống nhất trong tìm tòi và sử dụng các biện pháp, phương pháp kỹ thuật quản lý nhằm đảm bảo cho các tác động cuat lãnh đạo đến đối tượng quản lý thể hiện được ý chí chung của ban lãnh đạo và phù hợp với quy luật khách quan.
-có thể phân chia quyền lực và bố trí công việc khoa học phù hợp với sở trường và năng lực của mỗi thành viên trong êkíp. điều này cho phép các thành viên phát huy tối đa tiềm năng của mình và tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng các cá nhân trong êkíp lãnh đạo và tạo ra sức mạnh tổng hợp cuả lãnh đạo
vai trò của thủ tướng trong êkíp lãnh đạo được đề cao, người này có vai trò tổ chức, điều khiển kiểm tra đánh giá hoạt động của các thành viên một cách công bằng và khách quan. khi vai trò của thủ trưởng được đề cao được coi là linh hồn của êkíp lãnh đạo thì êkíp lãnh đạo hoạt động đồng bộ, có hiệu quả
êkíp không tồn tại vĩnh viễn mà sẽ có sự thay đổi cùng với sự phát triển của tổ chức.
câu 10 : phân tích năng lực tổ chức cuả người lãnh đạo
năng lực tổ chức là tổng hợp các thuộc tính độc đáo của cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng cuả một hoạt động nhất định nhằm bảo đảm việc hoàn thành có kết quả tốt trong lĩnh vực hoạt động ấy. trong mỗi một tổ chức thường vận động trong một môi trường luôn có những biến động. và để tổ chức đạt được mục tiêu quản lý đã xác định thì người lãnh đạo phải có năng lực tổ chức. năng lực này phải thể hiện trên nhiều lĩnh vực như hoạch định kiểm tra,tổ chức. năng lực tổ chức có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu suất lao động của người lãnh đạo và của cả tổ chức.
hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau khi phân tích cấu trúc nói chung và năng lực tổ chức nói riêng. nếu dựa vào quan điểm tâm lý học nhân cách thì cấu trúc năng lực tổ chức cuả người lãnh đạo bao gồm các phần sau:
-các đặc điểm chung: đây là những đặc điểm làm cơ sở, nền tảng cho sự hình thành năng lực tổ chức ở người lãnh đạo. các đặc điểm này bao gồm xu hướng cá nhân thể hiện ở mục đích và hệ thống thúc đẩy cá nhân trong cuộc sống như lý tưởng, lập trường giai cấp, tính tư tưởng và đạo đức là những biểu hiện nổi trội của những người có năng lực tổ chức.
-kinh nghiệm liên quan đến hoạt động của tổ chức đó là tri thức, phương thức cách thức và thái độ đối với hoạt động tổ chức, kinh nghiệm này có thể là do được đào tạo hoặc thu lượm trực tiếp nhưng chủ yếu là do đào tạo
-một số phẩm chất cá nhân những phẩm chất này có ở nhiều cá nhân dù họ không là lãnh đạo và không có năng lực quản lý. tuy nhiên đã là người có năng lực tổ chức thì phải có khả năng này đó là óc suy xét sâu sắc, sáng tạo, linh hoạt quan sát tốt, linh hoạt tự kiềm chế, có tính tổ chức độc lập khả năng làm việc bền lâu
những phẩm chất này rất quan trọng trong các đặc điểm chung cấu thành năng lực của tổ chức là sự linh hoạt mềm dẻo cuả trí tuệ. nhờ những phẩm chất này con người có thể trở thành lãnh đạo của tổ chức
các đặc điểm chuyên biệt: đây là những phẩm chất tâm lý có vai trò là điều kiện đối với năng lực tổ chức của người lãnh đạo. nó bao gồm các hứng thú của cá nhân với hoạt động của tổ chức khả năng làm việc cùng và thông qua người khác.
hứng thú với hoạt động tổ chức là một thúc đẩy quan trọng giúp cá nhân chiếm đoạt những đối tượng có khả năng thoả mãn và đem lại rung cảm cho chủ thể. hứng thú này có thể được hình thành từ sự hấp dẫn của hoạt động này đối với cá nhân nhưng có thể do nhu cầu tham gia tổ chức mà thành.
khả năng làm việc cùng và thông qua người khác đây là đặc trưng cơ bản cuả quản lý. để có thể làm việc với người khác nhà quản lý cần có một số phẩm chất thuộc năng lực tổ chức như: khả năng nắm bắt tâm lý của con người, đặc biệt là các thuộc tính tổ chức của mình. khả năng thúc đẩy người khác thể hiện ở sự điều khiển và tích cực hoá hoạt động cuả các cá nhân trong tổ chức.
các đặc điểm cá biệt này tạo nên sắc thái độc đáo trong hoạt động tổ chức cuả một người. sắc thái này do những khác biệt về tầm vực công tác, về giới hạn lứa tuổi hay tính cơ động trong tác phong công tác qyu định.
tầm vực công tác được chia làm 3 loại: chung riêng hẹp vì có những người lãnh đạo có khả năng trong nhiều lĩnh vực, nhưng cũng có người chỉ có khả năng trong một lĩnh vực nhất định.
#giới hạn về lứa tuổi cũng có 3 giới hạn:
không bị hạn chế về lứa tuổi thì người này có thể tiến hành công tác tổ chức, quản lý ở một cơ quan đơn vị có nhiều lứa tuổi khác nhau
bị hạn chế về lứa tuổi là những người chỉ tiến hành công tác tổ chức tốt ở lứa tuổi như mình
có sự lựa chọn về lứa tuổi chỉ quản lý người ở lứa tuổi khác mình
tính động cơ trong tác phong công tác thể hiện qua 4 kiểu nhà tổ chức sau đây:
-người tổ chức tính nóng: đây là ngưòi có tính bồng bột, sôi nổi, nóng nẩy, dễ bị kích động, say sưa, không tự kiềm chế, tính thắng quyết liệt, dễ thay đổi tâm trạng
-người tổ chức linh hoạt: cân bằng hơn kiểu người trên, nhanh nhẹn linh hoạt, cởi mở, dễ làm quen, chịu đựng được sự thay đổi và mau chóng thích nghi với chúng, dễ tiếp cận với cái mới, xử sự linh hoạt
-người tổ chức tính bình thản: rất cân bằng về tình cảm và hành động, bình tĩnh ung dung, tự kiềm chế cao, khả năng làm việc bền bỉ ngay từ đầu cho tới khi kết thúc
-người tổ chức tính trầm là người nhạy cảm, không tiếp xúc hay tự áí, thường làm tốt việc quen,không tiếp nhận việc lạ.
mỗi một người trên đều có mặt mạnh và mặt yếu của mình cho nên phải tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh mà chọn người quản lý phù hợp
biểu hiện cuả năng lực tổ chức bao gồm:
-xây dựng kế hoạch toàn diện cho bộ máy bao gồm các hoạt động, nếu liên hệ các nguồn lực để phục vụ cho sự phát triển của tổ chức
-hiện thực hóa kế hoạch trên thực tế và điều chỉnh các thay đổi do điều kiện không phù hợp
-kiểm tra đánh giá để khép kín hoạt động tổ chức và qua khâu này cũng đánh giá được năng lực tổ chức của chủ thể
năng lực tổ chức của nưgừo lãnh đạo là điều kiện quan trọng để người lãnh đạo thực hiện tốt vai trò của mình đối với tổ chức
câu 11. phân tích trình bày uy tín của người lãnh đạo
#uy tín là ảnh hưởng quyền lực và sức mạnh tinh thần của một cá nhân, một nhóm người đến cá nhân khác khiến họ tin tưởng nể phục mà tuân theo yêu cầu của cá nhân và nhóm xã hội đó. và thành công của người lãnh đạo phụ thuộc rất nhiều vào ảnh hưởng của người đó và lòng tin sự kính phục của cấp dưới với người lãnh đạo. nói cách khác một người lãnh đạo thành công trong vai trò của mình thì người đó phải có u tín trong tổ chức của mình
#uy tín của người lãnh đạo , quản lý được hợp thành bởi rất nhiều yếu tố. hơn nữa đây là một nhân tố quan trọng góp phần vào thành công trong công tác của người lãnh đạo, quản lý đó là một yêu cầu và tiêu chuẩn có tính tổng hợp nhiều mặt đối với cán bộ các cấp. do vậy uy tín cuả người lãnh đạo phải bao gồm được yếu tố hợp thành quan trong nhất như thực quyền được giao phó và thừa nhận, phẩm chất năng lực đáp ứng yêu cầu thực hiện có kết quả những quyền hạn và nhiệm vụ của người lãnh đạo
#uy tín của người lãnh đạo cũng có sự phân chia đó là uy tín giả danh và uy tín đích thực
#uy tín đích thực là sự kết hợp một cách đặc bịêt khách quan giữa phẩm chất tư tưởng chính trị, đạo đức và năng lực của người lãnh đạo. uy tín này hình thành và phát triển thông qua hoạt động và giao lưu của chủ thể và khách thể trong quản lý
#uy tín đích thực được biểu hiện qua các cơ sở sau đây: người lãnh đạo luôn đứng trên cương vị của mình
-những quyết định đưa ra được cấp dưới thực hiện tự giác nghiêm túc đầy đủ dù không có một người lãnh đạo
-dư luận quần chúng luôn đánh giá tốt về người lãnh đạo họ yên tâm tự hào tin yêu người lãnh đạo
-người lãnh đạo luôn có tâm trạng thoải mái, nhiệt tình trong công việc
-khi người lãnh đạo nghỉ hưu hay chuyển công tác được mọi người lưu luyến ca ngợi..
#uy tín giả danh : là loại uy tín mà người lãnh đạo tự tạo cho mình . nó dựa trên cơ sở:
-sự trấn áp bằng quyền lực có nghĩa là người lãnh đạo sử dụng sức mạnh do chức vụ tạo ra để trấn áp cấp dưới. kết quả của uy tín này là sự sợ hãi và nó rất tai hại là làm giảm hiệu quả công việc, gây bầu không khí căng thẳng trong tổ chức.
-dựa trên khoảng cách đây là uy tín tạo ra khi người lãnh đạo luôn tạo ra một sự cách biệt rõ ràng với mọi người. đây là người lãnh đạo người máy họ không có tâm hồn, tự mình tách khỏi tập thể
#uy tín kiểu gia trưởng- trịnh thượng là kiểu người lãnh đạo luôn có thái độ trịnh thượng, nhiều khi dẫn đến coi thường người khác chỉ cho mình là giỏi.
#uy tín kiểu dân chủ giả hiệu đây là kiểu lãnh đạo bên ngoài có vẻ dân chủ song thực chất đây là mỵ dân
#uy tín giả danh kiểu công thần là kiểu lãnh đạo luôn lấy thành tích cũ của mình ra để thông báo, tự ca ngợi mình, đây là người hoài cổ, không đổi mới
#uy tín giả danh kiểu lậy khôn, loại này thường có ở người luôn tự coi mình là thầy, am hiểu mọi vấn đề, thích dậy người khác.
#uy tín giả danh do mượn ô dù người khác, cấp trên để trấn áp người khác, hoặc tạo ra cho mọi người tưởng mình quen cấp trên
như vậy trong thực tế có rất nhiều loại uy tín giả danh, cho nên điều cần thiết là phải loại bỏ các loại uy tín này, khôi phục uy tín đích thực của người lãnh đạo.
con đường và biện pháp nâng cao uy tín cuả người lãnh đạo
con đường cơ bản
tự phấn đấu rèn luyện bằng các biện pháp như duy trì hứng thú, khát vọng và ý chí làm lãnh đạo để phục vụ tổ chức con người và xã hội
thường xuyên tự kiểm tra, tự phê bình để tìm ra các nguyên nhân sai lầm trong hoạt động lãnh đạo của mình để từ đó nghiêm khắc sửa chữa sai lầm
giữ vững và nâng cao uy tín cho các mối quan hệ bằng hành động khiêm tốn, hoà nhã, giữ gìn đúng mực với mọi người
thực hiện dân chủ công khai, thực sự là trong trọng trí tuệ của tập thể, sự tin tưởng vào cấp dưới và tính đúng đắn của quyết định do mình đưa ra
mặc dù vậy cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng và nâng cao uy tín lãnh đạo, cần tránh việc coi uy tín là mục đích cuối cùng mà chỉ nên coi đó là phương tiện để đạt được mục đích quản lý. việc xây dựng uy tín phải được tiến hành gắn với thực tiễn liên tục không ngừng
câu 12. trình bày và phân tích phong cách lãnh đạo
#phong cách lãnh đạo có thể được xem xét như một nhân tố quan trọng trong quản lý gắn liền với kiểu người lãnh đạo hoặc xem như khoa học, nghệ thuật tác động của người lãnh đạo và như phương pháp làm việc của họ
-phong cách lãnh đạo là tổng hoà những quan niệm cách thức tiến hành hoạt động quản lý, lãnh đạo được thực hiện thường xuyên tạo thành nét riêng biệt giữa từng nhà lãnh đạo hay kiểu người lãnh đạo
khi nghiên cứu khái niệm lãnh đạo thì người ta cần chú ý tới các điểm -phong cách lãnh đạo phải thể hiện được quan niệm của người lãnh đạo về hoạt động quản lý
-phong cách lãnh đạo bao gồm nhiều phương pháp lề lối làm việc được lập lại ở người lãnh đạo
-phong cách lãnh đạo được thể hiện qua hệ thống hành vi của người lãnh đạo
tuy phong cách lãnh đạo là phong cách hoạt động của một cá nhân nhưng nó lại luôn gắn liền với tính lịch sử, giai cấp hệ tư tưởng
-ngoài ra khi xem xét đến phong cách lãnh đạo chúng ta không thể bỏ qua các khái niệm này tạo nên một phong cách lãnh đạo hoàn chỉnh
-hiện nay có rất nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau nhưng người ta quy về 2 cách phân loại phổ biến như sau:
cách phân loại thông thường theo cách này tương ứng với mỗi kiểu người lãnh đạo là một loại phong cách lãnh đạo, cụ thể.
-phong cách độc tài gia trưởng đây là phong cách biến tướng, quá thái của phong cách quyết đoán. người lãnh đạo sẽ tự quyết định mọi vấn đề trong tổ chức, luôn đòi hỏi cấp dưới phải phục tùng tuyệt đối cấp trên
phong cách lãnh đạo dân chủ là tạo cơ hội cho cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định quản lý bằng việc trưng cầu ý kiến.
phong cách lãnh đạo tự do là khuyến khích cấp dưới phát huy khả năng của mình
#phân loại theo phong cách của chalvin. theo ông dựa trên cơ sở cơ bản là sự cam kết và hợp tác có thể chia thành 5 cặp phong cách lãnh đạo có hiệu quả và không có hiệu quả
-phong cách của người tổ chức điều chỉnh quan liêu
-phong cách người tham gia phong cách người có đầu óc gia trưởng và mỵ dân
-phong cách người mạnh dạn phong cách người chuyên chế sính kỹ thuật
-phong cách người cực đại chủ nghĩa- phong cách người không tưởng sinh hiện đại
-phong cách người thực tế tạo cơ hội
trong các cặp phong cách này thì phong cách sau không có hiệu quả
vấn đề xây dựng phong cách lãnh đạo mới; đây là một vấn đề mang tính cấp bách và quan trọng giai đoạn hiện nay
trước hết cần loại bỏ phong cách lãnh đạo quan liêu, đây là phong cách sẽ sinh ra chế độ quan liêu bao cấp, sinh ra các bệnh độc đoán chuyên quyền thiếu dân chủ, không sâu sát thực tếlàm cho hiệu quả quản lý kém. những người lãnh đạo kiểu này chỉ thích ngồi bàn giấy, thích dùng mệnh lệnh, không đi thực tế, không quan tâm tới quần chúng, đây là một thứ giặc trong lòng chúng ta theo hồ chí minh
phong cách lãnh đạo quan liêu thường biểu hiện ở một số đặc điểm saul khuynh hướng cứng nhắc, cơ cấu quản lý cồng kềnh, tiến độ công việc chậm chạp, thụ động
có thái độ thờ ơ với yêu cầu thực tế của mọi người
nhỏ nhặt trong quan hệ với người dưới quyền
có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng quan liêu nhưng nếu xét ở góc độ tâm lý cá nhân thì đó là do:
động cơ như cầu thăng tiến không đứng đắn. mục đích công tác nặng về quyền lợi cá nhân
do trình độ lý luận chuyên môn quản lý yếu, năng lực và phương pháp hạn chế, không đáp ứng được nhu cầu điều kiện của chức danh lãnh đạo
do lập trường tư tưởng, quản lý lệch lạc
do không được đào tạo và bồi dưỡng
cần phải xây dựng cho mỗi người phong cách làm việc mới. và để làm được điều đó cần
không ngừng nâng cao trình độ lý luận chính trị chuyên môn, quản lý nhằm đổi mới tư duy cách thức lãnh đạo.
thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, lời nói đi đôi với việc làm
làm việc luôn luôn tuân thủ nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc tập thể, dám chịu trách nhiệm
thường xuyên nắm vững tình hình thực tế, sát dân, dựa vào dân, gần gũi và phát huy sức sáng tạo của người dân
tăng cường công tác phê bình và tự phê bình,làm việc cởi mở, tránh chủ nghĩa cá nhân
giữ gìn và nâng cao những phẩm chất cần kiệm liêm chính chí công vô tư
mềm dẻo linh hoạt sáng tạo đổi mới trong công tác và trong giao tiếp, xử lý công việc
chương v: giao tiếp trong hoạt động quản lý
câu 13: phân loại giao tiếp trong quản lý
hoạt động giao tiếp trong quản lý rất đa dạng và tuỳ vào cơ sở phân loại sẽ có những phân loại cụ thể sau:
căn cứ vào phương tiện giao tiếp thì có
#giao tiếp bằng ngôn ngữ là giao tiếp được sử dụng hệ thống ngôn ngữ con người, đây là loại giao tiếp phổ biến và có hiệu quả vì đảm bảo được ý nghĩa của thông tin. trong loại giao tiếp này hiệu quả của nó phụ thuộc vào chủ thể giao tiếp.
#giao tiếp bằng ngôn ngữ trong quản lý hành chính nhà nước có tính quy chiếu được xác định cho từng tổ chức bộ máy hành chính, đặc biệt việc xây dựng thông điệp trong quá trình giao tiếp phải tuân thủ đúng các quy định nhằm tạo ra sự thống nhất và thuận lợi cho việc giải mã đối với các bên tham gia vào giao tiếp
#giao tiếp khi ngôn ngữ là việc giao tiếp thông qua các hệ thống tín hiệu bao gồm các tín hiệu không là ngôn ngữ, mà là các cử chỉ ngôn ngữ có thể như:
-hệ thống cử chỉ, nét mặt, điệu bộ được tạo ra bởi các bộ phận cảu cơ thể.
-âm điệu cường độ lời nói và các tín hiệu kèm theo lời nói
-không gian và thời gian giao tiếp như khoảng cách không gian giữa hai bên tham gia giao tiếp, tư thế trong khi giao tiếp, độ dài cuả giao tiếp
-trang phục được xem như là chỉ báo về con người khi tiếp xúc với người khác
-trong quản lý hành chính nhà nước, giao tiếp phi ngôn ngữ cũng được sử dụng khá nhiều có quy định cụ thể về tác phong trang phục
căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp.
#giao tiếp giữa các thành viên trong cùng tổ chức là loại giao tiếp xảy ra khi các bộ phận trong tổ chức nhận thấy rằng các mục tiêu không thể hoàn thành nếu mình không có mặt tại tổ chức. loại giao tiếp này phụ thuộc vào nhiều trình độ phát triển. và nó cũng có những quy định cụ thể đó là giao tiếp phải phù hợp với hệ thống cấp bậc chính thức
#giao tiếp giữa các tổ chức với nhau: loại giao tiếp này xảy ra khi có sự phối kết hợp giữa các tổ chức với nhau để thực hiện một hoạt động chung. giao tiếp giữa các tổ chức có thể là trực tiếp hoặc cả gián tiếp, đôi khi giao tiếp gián tiếp lại có hiệu quả hơn như thông qua văn bản, công văn
#giao tiếp giữa công chức với người dân, loại giao tiếp này là nhằm giải quyết các công việc của người dân, loại giao tiếp này rất phổ biến. trong loại giao tiếp này công chức phải xác định được nhu cầu, mong muốn của người dân để có thể tìm được giải pháp đáp ứng được bận tâm của họ
căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức
#giao tiếp cấp trên với cấp dưới, giao tiếp này thực hiện sự luân chuyển thông tin từ cấp dưới, giao tiếp này thực hiện sự luân chuyển thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp, từ thủ trưởng đến thành viên. sự giao tiếp này nhằm mục đích hướng dẫn công việc, thu thập phản hồi ý kiến của người dân
#giao tiếp cấp dưới với cấp trên, giao tiếp từ dưới lên là sự phản hồi của dòng thông tin từ trên xuống dưới. cấp dưới báo cáo lên cấp trên về tình hình công việc của mình và các đồng nghiệp
#giao tiếp hàng ngày là giao tiếp giữa các bộ phận cùng cấp, đó là sự phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức
có rất nhiều cách phân loại giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, như vậy các cách trên chỉ mang tính tương đối, nhưng dù phân loại theo cách nào đi nữa thì vẫn phải đạt được mục tiêu giao tiếp.
câu 14. trình bày một số yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến giao tiếp của người lãnh đạo
định kiến ảnh hưởng đến giao tiếp. đây là một vấn đề được nhiều nhà tâm lý học quan tâm, bởi lẽ nó là trong các yếu tố tâm lý xã hội đặc trưng của nhóm, phản ánh đời sống tâm lý phức tạp trong ứng xử và giao tiếp của con người.
có rất nhiều ý kiến khác nhau về định kiến, nhưng nhìn chung các nhà tâm lý đều khẳng định thống nhất ở điểm : định kiến là một kiểu thái độ liên nhóm mang tính tiêu cực, là thái độ tiêu cực đối với nhóm hoặc các thành viên của nhóm. tuy nhiên chúng ta có thể có một số thái độ tiêu cực đối với các cá nhân hoặc nhóm song không phải tất cả các thái độ trên đều trở thành định kiến. như vậy định kiến là thái độ mang tính tiêu cực, bất hợp lý với nhóm hoặc các thành viên của nhóm.
tính tiêu cực bất hợp lý của định kiến thể hiện qua một số khía cạnh như
-thái độ này được dựa trên nguyên nhân sai lầm hoặc thiếu logic
-thái độ này bất hợp lý vì nó không được tất cả các thành viên của nhóm hoặc các nhóm chấp nhận
-thái độ này được dựa trên những niềm tin, thông tin không đúng
-thái độ này có thể bất hợp lý bởi nó phụ thuộc vào thái độ thiếu khách quan của người quản lý
tâm thế ảnh hưởng đến giao tiếp của người lãnh đạo:
tâm thế là sự định hướng của con người đến một đối tượng vật thể nhất định, tâm thế là các yếu tố tâm lý bên trong thúc đẩy sự sẵn sàng chờ đón những cái gì sẽ xảy ra
tâm thế có chức năng là sự định hướng của con người đến các vật thể, sự việc nhất định làm cho con người thừa nhận chúng
tâm thế xuất hiện dưới sự tác động của những nhân tố bên trong và bên ngoài tương hợp vớí nhau. tâm thế có cường độ lớn hơn so với các loại khác là cơ sở của hành động tương ứng, tâm thế này được định hình và giữ vị trí trung tâm trong cấu trúc nhân cách
tri giác người- người
sự tri giác con người bởi con người là một vấn đề khoa học, đó chính là quá trình nhận thức lẫn nhau của con người trong những điều kiện giao tiếp trực tiếp giữa 2 chủ thể
đây là một loại hình tri giác đặc biệt vì đối tượng của tri giác cũng là con người, hơn nữa là một chủ thể, một nhân cách
quá trình này bao gồm tất cả các mức độ của sự phản ánh tâm lý từ cảm giác cho tới tư duy, cho vậy nó tuân thủ những quy luật chung cho sự phản ánh tâm lý. mức độ đặc trưng của đối tượng tri giác là do giá trị xã hội của nó quy định.
bất ký quá trình tri giác xã hội nào cũng bao gồm các bộ phận sau: chủ thể tri giác, đối tượng tri giác, quá trình tri giác, kết quả tri giác.
một số ảnh hưởng đến quá trình tri giác người- người: sự tri giác người người ngoài những cái mà chủ thể tri giác được và bản thân đối tượng tri giác vốn có như nét mặt, điệu bộ cử chỉăn mặc ngôn ngữ, tác phong mà chủ thể còn tri giác đối tượng qua cái tôi nhân cách của chính bản thân chủ thể, cũng cùng một con người nhưng do chịu ảnh hưởng sẽ có nhận xét khác nhau. do vậy quá trình tri giác người người cũng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, nhiều cơ chế khác nhau
cơ chế hoà và đồng cảm, để hiểu người khác và nhận thức được bản thân mình thì mỗi cá nhân đều phải đặt địa vị mình vào người khác để hiểu họ từ đó là thông cảm và đồng cảm với đối tượng điều này là hết sức quan trọng trong cuộc sống và giao tiếp, ngoài ra điều này còn khẳng định con người không thể tách mình ra khỏi tập thể, môi trường xung quanh
cơ chế phản xạ là việc hiểu mình qua người khác, đây là có chế phản xạ trong giao tiếp, bằng cơ chế này mỗi người có thể hiểu xa hơn nữa hình ảnh của người khác về bản thân mình, biết họ đang nghĩ gì về mình
sự tri giác của con người chịu ảnh hưởng của ấn tượng ban đầu khi tri giác , đây chính là hình ảnh tâm lý về tổng thể các đặc điểm như diện mạo, lời nói, cử chỉ, tác phong, ánh mắt, nụ cười, thái độ trang phục
định hình xã hội là yếu tố ảnh hưởng đến việc tri giác của con người, định hình là những định kiến đã ổn định của mỗi con người khi tri giác và đánh giá người khác theo những chuẩn mực nhất định
nếu định kiến xã hội tích cực sẽ làm rút ngắn quá trình hiểu biết của con người, nhưng nó cũng có mặt tiêu cực là nhiều kho có những ấn tượng
tóm lại tri giác con người bởi con người là một loại tri giác đặc biệt mang những nét đặc thù của xã hội loài người. tri giác này là quá trình nhận thức đối tượng giao tiếp bằng con đường cảm tính, chủ quan theo kinh nghiệm, tuy nó cũng hạn chế nhưng nó lại có ý nghĩa hết sức quan trọng tới hoạt động giao tiếp của con người
câu 15. nhiệm vụ chức năng vai trò bản chất của giao tiếp trong quản lý
#khái niệm: giao tiếp là hoạt động xác lập mối quan hệ và tiếp xúc giữa con người với nhau trong phạm vi hành chính nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định của cá nhân và tổ chức
#bản chất của giao tiếp trước hết giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin, trong hành chính giao tiếp có chức năng chủ yếu là thu nhận và trao đổi thông tin giữa 2 bên giao tiếp. trong quá trình trao đổi thông tin không đơn thuần là được tuyến đi mà còn được hình thành chính xác hoá và phát triển, mà nó còn là cuộc đối thoại 2 chiều là nhận thông tin và chia sẻ thông tin
trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, để trao đổi thông tin trong giao tiếp có hiệu quả cần chú ý một số yêu cầu sau:
-xây dựng các thông điệp một cách hiệu quả, nội dung rõ ràng hợp lý
đảm bảo thông tin được thông suốt trong tổ chức và hạn chế đến mức tối đa tác động của các rào cản
-xác định rõ về môi trường giao tiếp như giao tiếp với ai, thời gian bao nhiêu lâu
-thực hiện sự đáp ứng cho biết mức độ phù hợp về hoàn cảnh giao tiếp cũng như mức độ chính xác trong quá trình trao đổi thôgn tin
-giao tiếp là quá trình tác động qua lại trong quá trình giao tiếp cùng với sự trao đổi thông tin các bên tham gia vào quá trình này còn thực hiện sự giao lưu tình cảm tư tưởng
-sự tác động qua lại giữa các bên giao tiếp có tác dụng tạo ra những dạng những chuẩn mực hành động chung. trong quản lý hành chính tác động qua lại trong giao tiếp phải làm cho các bên tham gia giao tiếp đều cảm thấy tốt hơn, thuận lợi hơn khi cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết vấn đề mà mình quan tâm.